Functieomschrijving

Lijkt het je het leuk om werkbezoeken en optredens van bewindspersonen voor te bereiden en mede te organiseren? En zou je graag kennis maken met het werken voor een grote organisatie, zoals een ministerie? Lijkt het je uitdagend om dicht op de politieke en ambtelijke top aan de slag te gaan? Dan is deze stage (HBO/WO) bij het team Protocol van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) iets voor jou!

Wie zijn wij en wat doen we?

Bij team Protocol krijg je een unieke kans om deel uit te maken van het adviesteam rondom de algemene en politieke leiding van JenV. Bij JenV zijn er naast drie bewindspersonen (de Politieke leiding) ook een secretaris-generaal, een plaatsvervangend secretaris-generaal en een hoofddirecteur Bedrijfsvoering (de Algemene leiding).
Binnen het team Protocol is elke adviseur gekoppeld aan een bewindspersoon (en portefeuille), maar vervangt men elkaar bij ziekte en verlof en ondersteunt men elkaar daar waar nodig.
Team Protocol is het eerste aanspreekpunt als het gaat om de werkbezoeken en optredens. Wij zijn de schakel tussen de bewindspersonen en Algemene leiding, de externe buitenwereld, de directie Communicatie en de beleidsdirecties. De Adviseurs Protocol adviseren onafhankelijk over de rol, boodschap, planning en de inhoudelijke en visuele vorm van het werkbezoek of optreden en zijn van het begin tot einde de verbindende schakel. Daarnaast verzorgen wij de begeleiding van buitenlandse bezoeken binnen het ministerie van JenV (ontvangsten van buitenlandse bewindspersonen).
Als Adviseur Protocol hebben we een sterk adviserende rol, waarbij we kansen en mogelijkheden signaleren en zelfstandig komen met suggesties voor werkbezoeken en optredens. Daarnaast adviseren we over de strategische planning, rol, boodschap en de inhoudelijke en visuele vorm van het werkbezoek of optreden.

In de aanloop naar een werkbezoek of optreden houden wij de regie en zorgen er met alle betrokken partijen voor dat deze goed wordt georganiseerd en vlekkeloos verloopt. In bepaalde gevallen gaan we mee naar externe locaties en zijn we aldaar het eerste aanspreekpunt voor de bewindspersonen en/of ambtelijke leiding.

We zijn samenwerkingsgericht, hebben een goed netwerk binnen het speelveld van Justitie en Veiligheid.

Wie zoeken we en wat ga je als stagiair doen?

Als stagiair draai je mee in het team van adviseurs en maak je kennis met alles wat komt kijken bij werkbezoeken en optredens van bewindspersonen en ambtelijke top. Daarbij zoeken we iemand die het leuk vindt actief mee te denken en adviseren op uitnodigingen, de vorm van het werkbezoek en alles wat er bij het vak als Adviseur Protocol komt kijken. Je bent daarbij de rechterhand van de Adviseur Protocol. Je zal zowel gezamenlijk als individueel aan overleggen deelnemen met en zonder de bewindspersonen.
Naast deze adviesvaardigheden kun je ook denken aan administratieve, maar ook aan praktische taken ter ondersteuning van het gehele team Protocol. Van het bijhouden van de planning tot het ondersteunen bij werkbezoeken en optredens en eventueel begeleiding van de bewindspersoon op locatie.
Het werk als stagiair bij het team Protocol vraagt om verantwoordelijkheidsgevoel en nauwkeurig werken is zeer belangrijk. Op deze dynamische werkplek wordt gevraagd dat je snel kan schakelen, beschikt over een reflecterend vermogen, creatief en oplossingsgericht bent en het leuk vindt om met verschillende partijen samen te werken. Hierbij houd je rekening met de belangen van de betrokken partijen. Je hebt aandacht voor relatiebeheer, maar verliest daarbij het doel niet uit het oog.
Dit team is op zoek naar een enthousiaste stagiair die ons komt ondersteunen in onze dagelijkse werkzaamheden. Elke dag is weer anders en als stagiair word je dus meegenomen in het gehele proces rondom protocollaire taken.

Hoe zit het met de begeleiding?

Je wordt onderdeel van het team Protocol. Je wordt dagelijks door één Adviseur Protocol begeleid en krijgt daarna algehele begeleiding van de Coördinator Protocol. Naast dagelijkse contactmomenten voor praktische vragen, plannen we ook maandelijks een voortgangsgesprek om te praten over je persoonlijke ontwikkeling. Je werkt verder vooral samen met collega’s van de verschillende secretariaten, beleidsdirecties en de kamerbewaarder van de bewindspersonen en je hebt tijdens de voorbereiding van werkbezoeken of optredens regelmatig contact met externe partijen.

Functie-eisen

Je kunt jouw aanbevelingen en beslissingen goed onderbouwen en verdedigen.
Stressbestendigheid – Je zult soms snel moeten schakelen.
Flexibiliteit – Flexibiliteit in de verschillende soort taken. De ene keer administratieve taken en de andere keer een hands-on mentaliteit bij een werkbezoek of optreden.
Creativiteit – Je denkt bijvoorbeeld mee over manieren om de programma’s van werkbezoeken zo (inter)actief mogelijk te maken.
Affiniteit met of interesse in (internationaal) protocol
Je kunt goed samenwerken
Zelfstandigheid – Je biedt ondersteuning en zult ook taken zelfstandig uitvoeren. Eventuele andere taken binnen het team zijn in overleg.
Organisatiesensitiviteit – Je werkt dicht tegen de politieke en ambtelijke top aan. Dat vraagt dat je discreet bent en je bewust bent van je omgeving. Uiteraard kun je bij twijfel altijd overleggen.
Communicatief vaardig - Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken.
Interesse in politiek en actualiteit
Sterk organisatorisch en administratief vermogen.
Je beschikt over uitstekende computervaardigheden
Een opleiding in managementondersteuning, bestuurskunde, politicologie, rechten, hotelschool of facilitaire opleiding is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband Meeloopstage
Minimaal aantal uren per week 32
Maximaal aantal uren per week 36

Bijzonderheden

Als je bij ons stage gaat lopen, vragen we je een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen.
Het is verplicht dat je tijdens de gehele stageperiode ingeschreven staat bij een onderwijsinstelling. Is dat niet het geval? Dan nemen we je sollicitatie helaas niet mee in de sollicitatieprocedure.
Hybride werken: We werken ongeveer 50% op kantoor en 50% thuis. Uiteraard dit in overleg met het team.
Stageperiode is minimaal 6 maanden en maximaal 10 maanden. Periode gaat in overleg.
Er zullen soms werkbezoeken zijn in de avond/weekenden.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Directie DBO

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.
Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.
Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Directie DBO en Afdelingsomschrijving

De afdeling Protocol & Evenementen is een onderdeel van de Directie Bestuursondersteuning (DBO). De directie is de stafdirectie voor de leiding van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit betreft de politieke en ambtelijke leiding, bestaande uit de ministers, de staatssecretaris, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de Hoofd Directeur Bedrijfsvoering.

DBO fungeert als vitale schakel tussen de departementale organisatie en de ambtelijke en politieke top en is een open, wendbare, op samenwerking gerichte organisatie met focus op de primaire taken.

DBO heeft de volgende afdelingen:

Advies en stukkenstroom;
Managementondersteuning, bedrijfsvoering en Protocol & Evenementen.

Protocol is onderdeel van bureau Protocol en Evenementen (BP&E) en adviseert de bewindspersonen en ambtelijke leiding bij de organisatie van werkbezoeken, optredens, ontvangsten en evenementen. Daarnaast behandelt BP&E de binnengekomen adviezen ten behoeve van de voordracht voor de Koninklijke onderscheidingen. Protocol adviseert verder o.a. bij het vlaggenprotocol en bij de uitgifte en de ontvangst van relatiegeschenken. Het team bestaat uit een Coördinator, drie Adviseurs Protocol en een Medewerker Protocol.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Directie DBO

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Patricia van der Putten 06-21161597

Charlotte Kerner 06-13276502

Op zoek naar een nieuwe uitdaging?

Alle vacatures

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Directie DBO vacatures

Stagiair Protocol bij het ministerie van Justitie en Veiligheid